Ett guld värt verktyg för att hantera stressen under en omorganisering

KILROY är en av Nordens största resebyråer riktade mot segmentet ungdomar och studenter. Den generella arbetsuppgiften är försäljning, service och rådgivning till kunder som ska resa eller studera utomlands. År 2016 erbjöds Papillys antistress-program till alla i personalen, cirka 30 personer. Vi ställde några frågor till Sara Pontander, commercial manager.

Kan du beskriva hur det kom sig att ni valde Papillys digitala (anti) stressprogram?
– Resebranschen har genomgått en stor förändring i samband med den snabba digitaliseringen av reseförsäljningen. Detta ställer högre krav på medarbetarna och ett förändrat arbetssätt. I samband med en del omorganiseringar som skedde upplevde medarbetarna en hel del stress och det pratades mycket om stress. Det fanns även några som var sjukskrivna med stressrelaterade symptom. Därför erbjöd vi alla anställda att få göra Papillys program.

Hur mottog personalen ert erbjudande om att få genomgå programmet?
– Det var ett väldigt positivt mottagande.

Hur genomförde ni programmet hos de anställda?
– Vi hade en introduktion med Papillys dåvarande försäljningschef med en genomgång av programmet och förutsättningarna för hur personalen förväntades göra programmet. Därefter fick alla i gruppen en information om programmet samt en genomgång av sin respektive teamledare. Vi lät personalen själva bestämma om de ville avsätta tid hemma eller på jobbet för att genomföra programmet (1 timme/vecka).

Upplevde ni att det var svårt att motivera gruppen och få med sig alla genom programmets 8 steg?
– Ja, vi hade nog inte varit tillräckligt tydliga med hur vi ville att de skulle avsätta tid. Nu var det flera som glömde bort eller tyckte att programmet tog för mycket av deras privata tid eller hade svårt att avsätta arbetstid eftersom det då gick ut över deras arbete.

Hade ni någon uppföljning med de anställda under programmets gång?
– Vi hade tyvärr inte någon bra process för uppföljning annat än att vi mejlade ut status på hur många som hade gjort programmet samt att vi efter genomförande bad om feedback som vi samlade in och gick igenom.

Hur avslutade ni programmet när alla var klara i gruppen?
– Just uppföljning och avslut var det som brast i både vår interna kommunikation samt i samarbetet med Papilly.

Jag tror att vi var ett av de första företagen som använde Papillys antistress-program, och därför fanns nog inte en klar process från deras sida. Vi hade en bra dialog, men eftersom företaget var i en uppstartsfas var det en hel del saker vi pratade om som inte blev av. Det gjorde även att vi hade svårt att veta hur vi skulle motivera de som inte avslutade programmet och att följa upp effekter och en eventuell fortsättning av programmet.

Upplever ni att programmet har tjänat sitt syfte?
– För min del (som chef) har programmet tjänat sitt syfte. När det senare uppstått diskussioner kring stress har jag erbjudit Papilly och då har personalen också insett att mycket av stress kan förebyggas – men att det inte endast är företagets ansvar utan också den anställdes. Det är svårt att klaga på något om man erbjuds en hjälp och väljer att tacka nej på grund av att man inte vill lägga ner tid och engagemang. Det tror jag att alla har förstått.

Det var också många som verkligen uppskattade programmet och fick nya insikter om stress och hur kroppen och hjärnan fungerar.

Har programmet motsvarat era förväntningar och haft önskad effekt för ert företag?
– Diskussioner och prat som tidigare fanns om stress har i princip har slutat. Personalen har insett att mycket av stress kan förebyggas – och det är inte endast företagets ansvar utan också den anställdes. Det är ju svårt att klaga på något om man erbjuds en lösning/hjälp och väljer att tacka nej för att man inte vill lägga ner tid och engagemang. Det tror jag att alla har förstått.

Det var också ett flertal som verkligen uppskattade programmet och fick nya insikter stress och hur kroppen och hjärnan fungerar.

Skulle ni kunna ha gjort något annorlunda?
– Med en tillbakablick så kunde Papilly ha agerat mer:

• Haft en dedikerad representant som kunde ha agerat som ”utbildare” med coachning av den som var ansvarig på för
  till exempel en första utbildning med alla, och sedan kontinuerlig uppföljning under resans gång, samt kanske en ”mellan-status” för att få folk att inte stanna av mitt i programmet, samt en avslutning med feedback. I den avslutande feedback kunde också ingå hur man kan arbeta vidare och eventuellt en förlängning / påbyggnad av program och så vidare.

Internt så kunde vi ha:

• Haft en intern kick-off
• Delat med oss av feedback kontinuerligt för att sprida goda erfarenheter och peppa varandra
• Följt upp statusen bättre
• Motiverat alla att avsluta programmet
• Följt upp de som inte avslutat med personlig uppföljning
• Gjort en bättre avslutning
• Gjort det mer tydligt hur de kunde avsätta tiden för att göra programmet under arbetstid

Skulle ni kunna rekommendera Papillys stressprogram till andra företag?
– Absolut!

Kan ni tänka er att arbeta med programmet i samma grupp/nya konstellationer igen?
– Ja